תנועת הקיבוץ הדתי – תיעוד (כמעט מלא) של תהליך האפיון

כבר זמן מה בא לי לכתוב על תהליך אפיון מלא שאני עושה עם לקוח. לא רק אנקדוטות נחמדות כמו שאני מעלה מידי פעם, אלא ממש לתאר תהליך אפיון אחד לכל אורכו.

ולאחרונה התחלתי לעבוד עם תנועת הקיבוץ הדתי על אפיון אתר, ואחרי הפגישה הראשונה הרגשתי: איתם. איתם אני רוצה לעשות את זה.
אז סיפרתי על הרעיון ליונית לוריא המקסימה, אשת הקשר שלי באירגון, ולשמחתי היא הסכימה.

אז הנה אני מתחילה.
זה הפוסט הראשון בסדרת פוסטים בהם אתאר את תהליך אפיון האתר שאני עושה עם הקיבוץ הדתי. זה מלהיב אותי ולצד זה גם מסקרן – כי הכתיבה שלי בדרך כלל ספונטנית מאד, מעניין איך ירגיש לי לכתוב סדרה.
יאללה, תחזיקו לי אצבעות – מתחילים!

 

***

 

21.04.2021

איך "הקיבוץ הדתי" הגיעו אלי?

ובכן, הקיבוץ הדתי הגיעו אלי דרך משרד הפרסום שלהם. הם החליטו להקים את האתר שלהם מחדש ועשו פגישת תכנון ראשונה יחד עם אנשי הפרסום, ובסופה היו מאד מתוסכלים. הם הרגישו שהם לא מצליחים להגדיר איך הם רוצים שהאתר ייראה. איך לעשות כך שהוא גם ישדר את הערכים שלהם וגם יקיף את כל העשיה שלהם, איזו חשיבות לתת לכל דבר, מה לשים בפרונט ומה מאחור. ואז אחד החבר׳ה במשרד סיפר להם עלי ועל מה שאני עושה, ולמחרת יונית התקשרה אלי כדי לבדוק אם אני יכולה לעזור.

קודם כל, אמרתי לה, אל תהיי מתוסכלת. זה לגמרי סביר שאירגון גדול ומורכב לא יידע לאפיין את האתר שלו בעצמו. והבשורה הטובה היא שזו בדיוק המומחיות שלי ואשמח לעשות את זה איתכם, ואת הולכת לגלות שלמעשה זה די כיף.
הקליק בינינו היה מיידי ומהיר ותוך זמן קצר התקציב אושר, וקבענו פגישת עבודה ראשונה.

 

הפגישה הראשונה

אני אוהבת לעשות את הפגישה הראשונה בפגישה פיזית. זה לא חובה, עשיתי תהליכי אפיון שלמים בזום כולל פגישה ראשונה והיה מעולה, אבל אם זה אפשרי אני מעדיפה. במקרה של הקיבוץ הדתי זה היה קל – המשרד שלהם ממוקם בישוב נחלים, שזה 10 דקות נסיעה מביתי בגבעת שמואל, וחשוב לא פחות – יש חניה בקלות ובשפע.

בפגישה היכרתי את הצוות שנבחר לעבוד איתי על אפיון האתר – יונית, ריבה ורותם. כל אחת הציגה את עצמה ואת תפקידה באירגון והאווירה היתה חגיגית. אבל לצד החגיגיות היתה שם גם תחושה שיש מולנו אתגר קשה מאד. ״אנחנו ערוכות למלחמה״ אמרה יונית, אמנם בחיוך אבל היה בזה חלק אמיתי. היא גם שאלה ״מה היעד שנגיע אליו בסוף דרך החתחתים של האפיון״. עצרתי רגע ואמרתי שאולי עכשיו האפיון נראה לה כמו הר גדול או כמו מלחמה שצריך ״לנצח״, אבל זה לא באמת כך. להיפך, אפיון זו דרך כייפית של יצירה וגילוי והיא נעימה מאד. ושאני מקווה שממש בקרוב היא תרגיש את זה בעצמה.

 

מיפוי העשיה

התחלנו.
פתחתי מסמך גוגל עם שם התנועה וביקשתי מהן לספר לי עליה. הכל. בחופשיות ובפירוט.

והן סיפרו. על הקמת התנועה (עוד לפני קום המדינה), על המהות שלה (תנועה שחברים בה 24 קיבוצים דתיים בישראל, והיא נותנת להם שירותים רבים ומגוונים). על ערכי התנועה (חקלאות, שיתופיות, ונגיעות של ציונות דתית) ובעיקר על השירותים שהתנועה מספקת לחבריה – הכשרות לבעלי תפקידים, שירותים בתחום החינוך, פיננסים, בריאות, חברה, קהילה, צמיחה, צעירים, צבא ושירות לאומי, הגיל השלישי ועוד.

הן סיפרו לי גם על פרויקטים שהתנועה עושה, על מפעלות החינוך שלה, על מוסדות החינוך שהיא הקימה, על אירגונים שייסדה ועוד ועוד.
בקיצור – אירגון עם עשיה רחבה ומגוונת מאד.

ובזמן שהן סיפרו אני כתבתי.
אבל לא כתבתי כל מילה וגם לא כתבתי סיכום, אלא כתבתי רשימת נקודות, עם היררכיה פנימית ועם כותרות.

החלק הראשון בתהליך אפיון הוא מיפוי עשיה – להפוך את הסיפור של האירגון לרשימת נקודות מסודרת. וזה התפקיד שלי בשלב הזה – לזהות בתוך שטף המלל הסיפורי את מילות המפתח, ולהבין מבין השורות את מערכת היחסים בין מילות המפתח האלו ולפי זה לשים אותן במקום המתאים – ככותרות, כותרות משנה, נקודות ברשימה או נקודות בתת רשימה.

לפעמים תוך כדי הסיפור אני ״רצה״ בתוך המסמך ומניחה דברים שונים במקומות שונות, לפי ההקשר והסדר והלוגיקה.

במילים אחרות – תוך כדי שמיעת הסיפור אני מגבשת את המפה של האירגון. והמפה הזאת נראית בצורת רשימת נקודות היררכית עם כותרות.
נשמע פשוט, אבל לרוב בסוף הפגישה האנשים מתלהבים מאד לראות את הרשימה הזאת. זה מתחיל לעשות להם סדר בסיפור המסועף של האירגון.
מידי פעם אני גם שואלת אותן שאלות. מבקשת שירחיבו, שיפרטו ושידגימו. כדי שהמפה תהיה מלאה ומפורטת ככל הניתן.

ככה עוברות שעתיים.
בסופן יש לנו מסמך מלא, והתמונה של האירגון מתחילה להתבהר ולהתגלות מתוכו.

אני גם מתחילה לראות בעיני רוחי את האתר העתידי. אבל אני עדיין לא מספרת להן את זה. נגיע לזה בזמן הנכון.

 

אני מסמנת לעצמי את הנקודות המעניינות באתר הזה:

• בשונה מרוב האתרים, אתר הקיבוץ הדתי לא מיועד להביא לאירגון לקוחות חדשים (כי לא יוקמו עוד קיבוצים חדשים).
• היעוד העיקרי של האתר הוא לספר על העשיה של התנועה בצורה נעימה ומונגשת, אבל מתן השירותים לא נעשה דרכו.
• מלבד תיאור השירותים המרכזיים, האתר פונה לכמה קהלי יעד מובחנים וקטנים לצורך מתן שירותים נקודתיים:
  • לחבר קיבוץ שיכול לצרוך דרכו כמה שירותים ישירים
  • לאדם שאינו תושב קיבוץ ומתעניין במגורים בקיבוץ
  • ליזם חברתי שהתנועה עשויה להתעניין ביוזמות שלו
  • ועוד כמה
• האתר צריך לשמר את המורשת של התנועה. המורשת צריכה להיראות בכבוד ולא להיבלע בין המוני הפרטים הטכניים.

 

לקראת סיום הפגישה אני מבקשת מהן שאם הן ייזכרו בימים הקרובים בעוד דברים שקשורים לתנועה ולא עלו בפגישה הנוכחית – שירשמו לעצמן ונשלים אותם בפגישה הבאה.
אני משתפת איתן את המסמך ומספרת להן מה אנחנו הולכות לעשות בפגישה הבאה.

אני עוברת איתן על המסמך וקוראת את הכותרות, והן אומרות וואו. כמה דברים אנחנו עושים פה, איזה יופי! לא הרגשנו שזה כל כך הרבה.
כן, זה מה שכיף במסמך הזה. לכן אני אוהבת לייצר אותו יחד עם אירגונים.

לרוב את הפגישה השניה אני כבר קובעת בזום. אבל כאן, בגלל שזה כל כך קרוב והחניה קלה ותכלס גם נעים לי איתן, אני מציעה שנעשה גם את הפגישה הבאה פיזית. אנחנו מסכמות שהמזכירה תתאם בינינו את הפגישה הבאה ונפרדות.

אני יוצאת וכיף לי. אני אוהבת לעשות את זה. אוהבת את היצירה הזאת. אני לפעמים מרגישה שזה כמו פיסול – אני מפסלת את תמונת האירגון מתוך הסיפור שאני שומעת, ובשלב הבא אפסל את האתר.

זהו להיום.
שבוע הבא, בעזרת השם (קיבוץ דתי או לא?!) – פרק שני!

 

***

 

29.04.2021

פגישה שניה – ארכיטקטורת המידע

השבוע התקיימה פגישת אפיון שניה והתחלנו לעבוד על ארכיטקטורת המידע באתר.

ארכיטקטורת מידע נשמע פלצני להפליא, נכון? זהו שמאחורי השם המפוצץ הזה מסתתר תהליך מדהים, אחד התהליכים שאני הכי אוהבת בעבודת האפיון.

בשלב ארכיטקטורת המידע אנחנו לוקחים את כללללל השירותים והפרויקטים והיצירות והדברים והעניינים והסיפורים של האירגון, ומתחילים למיין אותם תחת כותרות, תוך כדי המון עבודה של פירוק וחיבור והגדרה מחדש. ובאירגונים גדולים מדובר על המון פרטים. המון המון המון המון. אם אין מתודולוגיה ושיטת עבודה אפשר בנקודה הזאת לחטוף סחרחורת.
אבל זהו שיש!

ובכן, לקחנו את הרשימה הארוכה-ארוכה-ארוכה של השירותים שהקיבוץ הדתי נותן ללקוחות שלו והתחלנו למיין אותם. הנטיה הראשונה היתה למיין לפי האגפים הפנימיים באירגון, והתפקיד שלי היה (כמו תמיד) לערער על הנטיה הזאת.

למשל, בקיבוץ הדתי יש מחלקה בשם ״חינוך וצעירים״. המחלקה הזאת אחראית על שירותים למסגרות חינוך בלתי פורמליות לילדים, ועל פעילויות תרבות למשפחות צעירות. מבחינת האירגון נח לאחד את שני השירותים האלו תחת מחלקה אחת, אבל – כאן פניתי לצוות הקיבוץ הדתי ושאלתי אותן – האם בעיניים של הצרכן שלנו, חבר קיבוץ, יש קשר בין חינוך לבין צעירים? לדעתי לא. אין קשר מבחינתו, אלו שני תחומים נפרדים.
וכשאנחנו יוצרים את ארכיטקטורת המידע לאתר אנחנו חושבים *מהזווית של הצרכן שלנו*. והרבה פעמים זה יביא אותנו לתמונה קצת שונה מהתמונה הפנימית בה האירגון רואה את עצמו.
אז החלטנו להפריד את ״חינוך״ ואת ״צעירים״ לשתי כותרות נפרדות. אולי בהמשך נחבר את אחד מהם לכותרת אחרת, אם נזהה שמהזווית של הצרכן זה הגיוני.

העיקרון הזה עלה גם כשדיברנו על מחלקת גיוס משאבים, אחת המחלקות החשובות בתנועה. הפעילות העיקרית של המחלקה היא גיוס כספים לפרויקטים שונים של התנועה, ובנוסף לכך היא מעמידה את הידע והמומחיות שלה בגיוס כספים לטובת הנהלות הקיבוצים, ומסייעת להם לגייס תקציבים לפרויקטים שונים שלהם.

מבחינת צוות התנועה היה ברור שמחלקת גיוס משאבים צריכה להופיע באתר באותה רמה של שירותי הכלכלה והפיתוח, קהילה, חינוך וצעירים וכו׳.
אבל גם כאן הצעתי להן לחשוב מזווית של חבר קיבוץ: הרי גיוס משאבים לא משרת אותו ישירות. אז הוא לא מעניין אותו. ודאי שלא באותה רמה של השירותים שכן משרתים אותו ישירות כמו קהילה חינוך וצעירים.
מנקודת המבט של הצרכן, גיוס משאבים זו פעולה פנימית שהאירגון עושה כדי לספק לו, לצרכן, את השירותים שלו. זה לא מעניין אותו והוא לא אמור לדעת על זה. לכן, הצעתי, בואו לא נציג את ״גיוס משאבים״ ברמת השירותים של התנועה.

בהתחלה זה היה כאילו הטלתי פצצה קטנה. פצצונת. מה? לא להציג בפרונט מחלקה כל כך חשובה?! אבל ייאמר לזכותן של נשות הצוות שדי מהר הן סיגלו את צורת החשיבה הזאת והסכימו להצעה.

אחרי דיון נוסף בפעילות מחלקת גיוס כספים החלטנו לשלב את השירות שהיא נותנת להנהלות הקיבוצים תחת ״כלכלה ופיתוח״. כי אינטואיטיבית השירות הזה קשור לפיתוח. למרות שמבחינת המבנה הפנימי של התנועה השירות הזה לא שייך למחלקת כלכלה ופיתוח אלא גיוס משאבים.

וזה אחד העקרונות של שלב ארכיטקטורת המידע – אנחנו בונים structure חדש של המידע האירגוני, structure שמבוסס יותר על ההגיון של הגולש מאשר על ההגיון הפנימי של הארגון.

את עבודת הארכיטקטורה אני עושה בקובץ אקסל של גוגל אותו אני משתפת עם הצוות. שם אנחנו כותבים, מוחקים, מעבירים, משנים ועושים נסיונות עד שאנחנו מגיעים לתוצאה משביעת רצון.

ארכיטקטורת מידע לאירגון גדול ומסועף כמו הקיבוץ הדתי זה לא עניין לפגישה אחת. בפגישה הספקנו רק לשרטט מבנה ראשוני, ובסוף הפגישה הצעתי לנשות הצוות לקחת להן כשיעורי בית להמשיך לבנות את הארכיטקטורה לפי העקרונות שדיברנו עליהם. אתן לא חייבות כמובן, מיהרתי להוסיף, כי הרבה פעמים הלקוחות שלי לא אוהבים לעבוד בין הפגישות, וזו זכותם. אנחנו יכולות להמשיך בפגישה הבאה.

אבל הן דווקא אמרו בהתלהבות שהן יעשו את זה, וזה מאד מעניין אותן והן מחכות כבר לשבת על זה.

ולי היה ממש כיף שהן מתלהבות. לקוחות שנהנים ומתלהבים זה אחד הדברים מספקים.

אני מרגישה שבלי קשר לאתר זה חשוב לתנועה לעשות את המיפוי הזה, אמרה לי אחת מהן. זה גורם לי להבין את התנועה טוב יותר. זה מחדד אותנו לעצמנו.
ובשבילי זה היה סימן שאנחנו עובדות נכון. כי כשעושים אפיון נכון זו התחושה שעולה.

 

והנה התפריט הראשי הסופי:

 

***

 

13.10.2021

זוכרים את הקיבוץ הדתי?
לפני כמה חודשים התחלתי לאפיין להם אתר חדש ושיתפתי פה חלקים מתהליך האפיון.
ואתמול, בשעה טובה, סיימנו!

ורגע, למה הפסקתי לשתף באמצע? הרי רציתי לספר על התהליך ברצף.
וואי, אני לא זוכרת. כנראה שהחלק באישיות שלי שאחראי על פוסטים בפייסבוק אוהב יותר ספונטניות מאשר תכנון…

בכולופן, המשכנו לעבוד על ארכיטקטורת המידע באתר עד שהגענו לתוצאה משביעת רצון, ולאחר מכן שרטטנו wireframe לדף הבית ולעוד כמה דפים מרכזיים באתר. את הדפים שלא שרטטנו השארנו לטיפולה של החברה שתבנה את האתר.

בשלב הזה הצעתי להם שנכין יחד תכנית עבודה לכתיבת התוכן באתר. זה אמנם לא חלק מאפיון האתר, אבל הניסיון לימד אותי שהלקוחות שמגיעים אלי לאפיון צריכים לפעמים גם עזרה בניהול הפרויקט כולו, ואחד הדברים הכי אפקטיביים שאני יכולה לעזור בהם זה הכנת תכנית כתיבת תוכן לאתר. שכשמדובר באירגון גדול עם אתר גדול, זו תכנית מפורטת מאד ואני גם מסבירה להן איך להמשיך לעבוד איתה ככלי אופרטיבי לניהול החלק הזה של הפרויקט.

וזהו. מפגישה לפגישה הידקנו וסגרנו עוד ועוד פינות, עד שסיימנו את האפיון.

לסיכום, שלחתי להן מייל מרוכז עם תוצרי האפיון:

• רשימת התכולה של האתר
• התפריטים
• ה-wireframes
• מיפוי העשיה של האירגון
• תכנית כתיבת התוכן

אמנם יש להן גישה לכל הקבצים אבל אני אוהבת לשלוח בסוף הכל במרוכז.

 

לגבי החברה שתבנה את האתר, המלצתי להן לקחת חברה ולא עם פרילנסר. למרות שאני אוהבת מאד (מאד!!!) בוני אתרים פרילנסרים, אני חושבת שלאירגונים גדולים ו׳כבדים׳ כמו הקיבוץ הדתי, מתאים יותר לעבוד עם חברה.

הסברתי להן איך להתנהל מול החברות בשלב בקשת הצעת המחיר, וסיכמנו שהן יחזרו אלי כשיהיו להן 3 הצעות מחיר כדי שנעבור עליהן יחד ונבדוק אותן.

 

סיכום

נו, יונית, שאלתי בסוף-בסוף את יונית מהצוות של הקיבוץ הדתי – אז בהשוואה לפגישת האפיון הראשונה שלנו, איך את מרגישה עכשיו?

יונית צחקה. כולנו זכרנו שבפגישה הראשונה היא דיברה על הקמת האתר כעל ״דרך חתחתים שאנחנו עומדים לעבור״ והשתמשה גם בביטוי ״אנחנו ערוכות למלחמה״. נזכרנו בזה כמה פעמים לאורך העבודה המשותפת.

אני מרגישה שהתיידדתי עם הפרויקט, ענתה יונית. הוא כבר לא נראה לי כמו משהו מאיים. הדרך ברורה לי. התמונה פרוסה בפניי בבהירות. אמנם יש לנו עוד דרך ארוכה לעשות – לבחור חברת בניה, לעבור עיצוב, פיתוח, הזנת תוכן ועליה לאוויר – אבל אני מרגישה שהאפיון עשה לי סדר בכל זה. נתן לי מפה ברורה. ובעיקר נתן לי ביטחון שהאתר שאנחנו הולכים להשקיע בו כל כך הרבה כסף, מתוכנן באמת בצורה הכי הכי טובה שאפשר.
בקיצור, אני שמחה.

וגם אני, כמובן, שמחה.

 

***

 

עדכון ינואר 2024:
האתר של תנועת הקיבוץ הדתי באוויר.
לצערי מעצבת האתר הכניסה את התפריט הראשי לתוך "המבורגר", ולעומתו את תפריט השירות השאירה חופשי בחוץ, שזו לדעתי טעות נוראית ממש. אבל לא שאלו אותי…
אבל חוץ מהטעות (הקשה!) הזאת, החברה עשתה דווקא עבודה טובה למדי – קרדיט לחברת TWB על בניית האתר.

 

[ הפוסט המקורי בפייסבוק – חלק א ]

[ הפוסט המקורי בפייסבוק – חלק ב ]

[ הפוסט המקורי בפייסבוק – חלק ג ]